Jaarvergadering

Jaarvergadering

Algemene Leden Vergadering (A.L.V.)

De periode vanaf 1 juli t/m een half jaar na deze datum is traditiegetrouw voor voetbalverenigingen de periode waarop de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering plaatsvindt. Dit is vaak het moment dat de statuten en reglementen uit de kast worden gehaald om na te gaan hoe het een en ander voor en tijdens de algemene ledenvergadering ook al weer behoort te gaan.

Van groot belang is dat de leden op de juiste wijze worden opgeroepen (de uitnodiging aan de leden). Mocht de ledenvergadering niet op een juiste wijze worden bijeengeroepen, dan is er overeenkomstig de wet geen sprake van een bijeenkomst die als algemene vergadering kan worden gekwalificeerd en dus zijn de genomen besluiten tijdens die bijeenkomst niet-genomen besloten.

Bijeenroepen van de vergadering

De Algemene Leden Vergadering, ook wel Algemene vergadering of Jaarvergadering genoemd, moet minimaal één keer per jaar worden gehouden. Tussentijds kan het bestuur besluiten een extra vergadering of meerdere ledenvergaderingen te houden. Ook de leden kunnen om een extra ALV vragen. Dit moet dan in de Statuten staan vermeld.
Het bestuur roept de leden bijeen. De oproeping gebeurt schriftelijk via toezending van een brief of via het cluborgaan. Als de ALV het heeft goedgekeurd, kan dit ook per e-mail. Als niet alle adressen van de leden bekend zijn, kan een advertentie worden geplaatst in een veel gelezen dagblad in de plaats waar de vereniging toe behoort.

Oproepen via de website

Veel verenigingen nodigen hun leden uit via een publicatie op de website. Deze publicatie is niet voldoende en zal dan ook leiden tot een niet-geldige (nietige) ledenvergadering. Oproeping van de leden voor ALV enkel op website is bovendien in strijd met de wet

Hoe wel oproepen?

De wet bepaalt dat jaarlijks ten minste één algemene ledenvergadering plaats moet vinden waarin het bestuur zich (financieel) verantwoord en goedkeuring vraagt aan de algemene ledenvergadering. Deze algemene (leden)vergadering moet binnen zes maanden worden bijeengeroepen na het afloop van het boekjaar (vaak gelijk gesteld aan het seizoen). De wijze van oproeping staat beschreven in de statuten. Te doen gebruikelijk is, dat de leden per brief of mededeling in het verenigingsblad worden geïnformeerd. Daarbij dient de in de statuten vermelde termijn in acht genomen te worden.Kop

Elektronisch oproepen

Bij veel verenigingen worden leden enkel opgeroepen langs elektronische weg. Bijvoorbeeld door een e-mail of een enkele mededeling op de website. De Wetgever heeft in 2006 elektronische oproeping mogelijk gemaakt.

De Wetgever heeft hier echter wel een aantal voorwaarden aan gesteld:

  1. het lid moet met elektronische oproep hebben ingestemd,
  2. daarvoor een (e-mail)adres kenbaar hebben gemaakt
  3. de vergaderstukken worden bijgesloten. Deze moeten leesbaar en reproduceerbaar zijn. Met reproduceerbaarheid en leesbaarheid wordt beoogt te voorkomen dat oproepingen mondeling geschieden en te waarborgen dat het oproepingsbericht zonodig als bewijs kan dienen.
  4. De toestemming moet uitdrukkelijk zijn verkregen. Dit kan bijvoorbeeld door het laten invullen van een toestemmingsverklaring hiervoor en voor nieuwe leden door dit aan te laten aangeven op het aanmeldingsformulier.

LET OP: Ook al is toestemming verkregen, dan nog is met oproepen per mail niet gelijkgesteld het plaatsen van de oproep op de website. De wet spreekt immers van het toezenden van het bericht naar een door het lid bekendgemaakt adres. Het plaatsen van een oproep op de website is een publicatie !

Geen toestemming van de leden?

Indien geen uitdrukkelijke toestemming is verkregen van de leden, kan niet worden volstaan met een oproep via de e-mail.

Het onjuist oproepen van de leden maakt dat de besluiten genomen op de algemene ledenvergadering, vernietigbaar zijn. Het niet volgen van de juiste procedure kan derhalve enorme gevolgen hebben voor alle besluiten die in het verleden zijn genomen. Het is daarom van groot belang dat u als bestuurder van een sportvereniging zorgdraagt voor een juiste manier van uitnodigen.

De Uitnodiging

In de uitnodiging moet staan:
a. datum wanneer vergadering zal plaatsvinden
b. het aanvangstijdstip
c. plaats en adres waar de vergadering zal worden gehouden

Bijgevoegd moet worden:
1. Agenda voor de vergadering
2. Jaarrekening (Balans en de staat van baten en lasten, met toelichting)
3. Jaarverslag
4. Begroting komende jaar

De stukken, genoemd onder de punten 2 t/m. 4 mogen ook ter inzage worden gelegd op een op de uitnodiging bekend gemaakt adres (meestal ten kantore van de vereniging, in club- of verenigingsgebouw). Deze stukken moeten dan vanaf dezelfde datum als de datum van uitnodiging ter inzage liggen. Het lid kan deze daar inzien of een kopie vragen (eigenlijk vorderen). Ieder lid heeft het recht de stukken tijdens de vergadering voor zich te hebben en hoeft hiervoor geen onkosten te maken. Het bestuur wordt aangeraden voldoende exemplaren gereed te hebben voor aanvang van de vergadering.