Kascommissie

Inleiding

Een kascommissie, ook wel genoemd: kascontrolecommissie, van een Nederlandse vereniging ontleent haar positie aan artikel 48 in boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.

Waarom is er een kascommissie?

Binnen een vereniging wordt eenmaal per jaar de jaarrekening opgesteld. Dit is de financiële verantwoording van het bestuur naar de leden. Alle leden kunnen dan zien wat er met het geld is gebeurd en hier hun oordeel over uitspreken. Als zij het eens zijn met het gevoerde financiële beleid kunnen zij op de algemene ledenvergadering hun goedkeuring geven aan het bestuur.
Nu is het niet handig als alle leden gaan kijken of de cijfers kloppen. Dat kost heel erg veel tijd en niet iedereen heeft hier zin in. Daarom wordt er gewerkt met een kascommissie. Deze speciaal ingestelde commissie controleert dan namens de leden de boekhouding en de jaarrekening.

Taken van de kascommissie

De naam ‘kascommissie’ is eigenlijk fout. Deze commissie doet nl. veel méér dan alleen het controleren van de kas. De kascommissie heeft zeer verantwoordelijke taken en het daarom van belang dat de commissieleden de nodige kennis hebben om een goede controle uit te voeren.

De commissie onderzoekt onder andere:
a. de balans en de staat van baten en lasten (met de toelichting)
b. of de informatie in het financieel verslag correct is.
c. de naleving van wettelijke en andere bepalingen, zoals belastingverplichtingen.
d. de risico’s voor de vereniging, zoals voldoende verzekerd zijn of het hebben van teveel contant geld

Benoeming en samenstelling

De wet schrijft voor, dat de kascommissie jaarlijks door de algemene vergadering wordt benoemd. In de meeste statuten staat dat de kascommissieleden voor meerdere jaren worden gekozen.
Strikt genomen is deze bepaling in strijd met de wet welke immers een jaarlijkse benoeming eist.

In verband met de continuïteit is het wenselijk dat tenminste één der leden van de ‘oude’ commissie ook in de ‘nieuwe’ commissie zitting heeft. Zo kan onder meer worden nagegaan of het bestuur c.q. de penningmeester de adviezen (aanbevelingen) van de commissie ter harte neemt. Bovendien kan het ‘blijvende’ lid het andere lid / de andere leden, wegwijs maken in de administratie van de vereniging. Wanneer iemand met veel kennis en ervaring bereid is een aantal jaren achter elkaar plaats te nemen in de kascommissie, hoeft hiertegen geen bezwaar te bestaan.
De leden van de kascommissie worden door de Algemene Vergadering benoemd. Leden van het bestuur mogen geen zitting nemen in de commissie. Wel zijn zij verplicht de commissie inzage te geven in alle benodigde stukken.

Aantal commissieleden

Het wettelijk voorgeschreven minimumaantal kascommissieleden is twee. De statuten zullen soms een groter aantal voorschrijven. Het benodigde aantal leden is natuurlijk sterk afhankelijk van de grootte van de vereniging. Ook de ervaring van de commissieleden speelt een rol: zit er een ‘oude rot’ in de commissie, dan zal minder tijd en mankracht nodig zijn dan wanneer de commissie uit louter onervaren personen bestaat.

Degenen die het beste het aantal benodigde commissieleden kunnen bepalen, zijn de leden van de kascommissie zelf. Indien een commissie bij de controle tot de conclusie zou komen dat het aantal commissieleden te klein is, moet de commissie dit in de eerstvolgende algemene vergadering signaleren. Deze vergadering kan dan besluiten het aantal commissieleden in de toekomst uit te breiden. Meestal heeft de algemene vergadering deze bevoegdheid zonder meer omdat de statuten een minimum aantal commissieleden voorschrijven. Indien de statuten een vast aantal voorschrijven, zal de vergadering zich hieraan moeten houden of de statuten moeten wijzigen. In de praktijk is het verstandig om de kascommissie uit tenminste drie leden te laten bestaan. Dit geeft voordelen op het gebied van deskundigheid en continuïteit.

Plaatsvervangende leden

Het is verstandig om, zeker wanneer het aantal commissieleden niet al te groot is, één of meer plaatsvervangende leden aan te wijzen. Zo kan worden voorkomen dat het werk van de kascommissie door ziekte of iets dergelijks niet tijdig kan worden uitgevoerd.

Ontslag van commissieleden

De kascommissie wordt jaarlijks benoemd. Ontslag van de commissie of van een commissielid door het bestuur is niet mogelijk, omdat de commissie is benoemd door de algemene vergadering, een orgaan dat hoger is dan het bestuur. De wetgever heeft beoogd dat er altijd een kascommissie in functie is. Leden van de commissie worden van hun taak ontheven doordat de algemene vergadering andere leden benoemt.

Aansprakelijkheid van de commissie

De wet kent geen specifieke sancties voor schade die eventueel is ontstaan doordat de kascommissie haar controlerende taak niet goed heeft uitgevoerd. Er is wel de algemene norm dat een ieder zich ‘redelijk en billijk’ moet gedragen. Als een commissie haar controletaak zodanig verwaarloost dat dit als onredelijk of onbillijk kan worden aangemerkt, zou de vereniging of een derde de commissie met succes aansprakelijk kunnen stellen.

Bijstand door een deskundige

Voorheen was in de wet expliciet opgenomen dat de kascommissie zich door een deskundige kon laten bijstaan, wanneer voor het onderzoek van het financieel verslag bijzondere boekhoudkundige kennis was vereist. Deze expliciete bepaling staat nu niet meer in de wet. Het staat de commissie echter nog steeds vrij om bijstand aan een deskundige te vragen. Indien professionele bijstand wordt gevraagd, zal een rekening daarvoor door de vereniging betaald moeten worden.

Als de commissie zelf onvoldoende deskundig is om de controle zonder ondersteuning goed uit te voeren, zal het bestuur daarom nauwelijks bezwaren tegen het inschakelen van een deskundige kunnen hebben. Als het bestuur geen geld beschikbaar wil stellen voor of andere bezwaren heeft tegen het inroepen van de bijstand van een deskundige terwijl de commissie dit wel noodzakelijk vindt, rest de kascommissie niets anders dan aan de algemene vergadering te melden dat zij geen eindoordeel kan geven over de financiële verantwoording zonder dat een deskundige is geraadpleegd. De algemene vergadering kan dan het bestuur opdragen om alsnog een bedrag beschikbaar te stellen voor het inhuren van een deskundige ter ondersteuning van de commissie.

Nog kascontrolecommissie nodig na inschakeling accountant?

Als het accountantskantoor stelt dat men zich baseert op de door de penningmeester aangeleverde informatie, geeft het accountantskantoor geen controleverklaring, maar een samenstellingsverklaring.
In dat geval moet er een kascommissie zijn die de jaarlijkse controle van de jaarrekening uitvoert.

Ter toelichting: De wet spreekt over een verklaring van een accountant over de getrouwheid van de jaarrekening. In de tekst van de samenstellingsverklaring staat als het goed is een zin als De aard en de omvang van deze werkzaamheden brengen met zich dat deze niet kunnen resulteren in die zekerheid omtrent de getrouwheid van de jaarrekening welke aan een accountantsverklaring of aan een beoordelingsverklaring kan worden ontleend.

Nogal ingewikkeld geformuleerd, maar het komt erop neer dat de accountant de jaarrekening heeft opgesteld op basis van door de penningmeester aangeleverde informatie en verder niet heeft gecontroleerd.
Die controle zal dus moeten gebeuren door de kascommissie!
Alleen als een accountant een controleverklaring geeft, is een kascommissie niet noodzakelijk.

Decharge

Wanneer de kascommissie de jaarrekening heeft goedgekeurd zal de commissie tijdens de algemene ledenvergadering de leden het advies geven decharge te verlenen. (Dit moet altijd gebeuren voordat er tijdens de vergadering bestuurswisseling of bestuursverkiezingen plaatsvinden. De zittende bestuursleden zijn verantwoordelijk). Het is overigens een misverstand dat de decharge verleend wordt aan de penningmeester. De kascommissie adviseert de algemene ledenvergadering wel of niet decharge te verlenen aan het gehele bestuur en niet alleen aan de penningmeester. Een bestuur is altijd gezamenlijk verantwoordelijk.